B
ij legacy fundraising gaat het vaak over succesvolle communicatie, geoptimaliseerde leadwerving of het opzetten van een passend stewardship programma om nalatenschappen te mogen ontvangen voor het werk van onze organisaties.
Wat me verbaast is dat we als legacy fundraisers veel tijd investeren in marketing terwijl de afwikkeling van nalatenschappen binnen ons vak vaak onderbelicht blijft. Vooral als we bedenken dat het een cruciaal onderdeel is van het uiteindelijk mogen ontvangen van een nalatenschap. Daarom drie gedachtes die onderbouwen waarom ook de afwikkeling van nalatenschappen een niet te onderschatten rol speelt binnen nalatenschappenwerving.
Ten eerste: onderschat de workload niet
Nalatenschappenwerving zit in de lift en meer en meer organisaties beginnen over het steunen via nalaten te communiceren. Nu is nalatenschappenwerving een lange termijn investering en zal een organisatie niet meteen ‘overspoeld’ worden met nalatenschappen (onderzoek toont dat het gemiddeld zo’n 7-8 jaar duurt voordat een nalatenschappenprogramma regelmatig inkomsten oplevert). Maar organisaties die graag (meer) inkomsten uit nalatenschappen willen ontvangen moeten zich ervan bewust zijn dat de afwikkeling van nalatenschappen capaciteit en budget vraagt. Een organisatie moet een goed overwogen beslissing nemen wie eigenlijk verantwoordelijk is voor de afwikkeling van nalatenschappen. Wordt dit uitbesteed of zelf opgepakt? Welke afdeling is hiervoor dan verantwoordelijk? Fondsenwerving, financiën, juridische zaken of een andere afdeling? Hebben eigen medewerkers hiervoor wel de nodige juridische/financiële knowhow, nog afgezien of ze er ook de tijd voor hebben? Neem afwegingen hierover mee bij het opzetten van een nalatenschappenprogramma want organisaties die al langer en meer nalatenschappen mogen ontvangen weten het allemaal. Soms kan het heel makkelijk zijn. Je organisatie ontvangt een melding dat er binnenkort een legaat (misschien wel van tien duizenden euro’s) overgemaakt gaat worden. Heel mooi en bijzonder! Maar we kennen ook de andere gevallen; complexe, ingewikkelde nalatenschappen, omdat er vermogen in het buitenland zit, er geen executeur is benoemd of deze niet goed weet hoe de afwikkeling moet, of omdat nabestaanden het niet eens zijn met de beslissing van de erflater. Niet alle organisaties zijn hierop voorbereid.
Ten tweede: zorgvuldigheid en vertrouwen is key
Laat ik hier heel duidelijk over zijn want het ligt me aan het hart. Zodra organisaties beginnen met het werven van nalatenschappen moeten ze ook in staat zijn om complexe nalatenschappen af te kunnen wikkelen. Zodra organisaties mensen vragen om ze in hun testamenten op te nemen (naast hun familie, hun dierbaren) is er ook de verantwoordelijkheid om een nalatenschap zorgvuldig af te wikkelen. Denk hierbij aan aspecten zoals: ontruimen en verkopen van een huis, misschien verkoop van kunst, opgave van belasting, zorgdragen voor huisdieren of omgaan met emoties van nabestaanden. Ik zie dit als ‘part of the deal’ want je gaat een partnerschap met de nalater aan die geworteld is in vertrouwen. Mensen overwegen, om soms zelfs alles wat ze bezitten, na te laten aan een organisatie. We worden dus eigenlijk onderdeel van hun familie, zijn hun nabestaanden. Hier spreekt een enorme vertrouwen uit en als organisaties is het onze taak dit vertrouwen te koesteren en te behouden. Niet alleen de lusten, ook de lasten. Ik wil eerlijk zijn, ook bij mijn organisatie kan er wel eens wat mis gaan bij een afwikkeling. We hadden soms sneller of beter kunnen reageren. Het is belangrijk om hier scherp op te blijven, bewustzijn voor te hebben, en van evt. fouten te leren zodat we het in de toekomst beter doen. En dit brengt me bij het derde punt.
Ten derde: de afwikkeling is onderdeel van de cultivatiecirkel
Als fondsenwervers en relatiemanagers de afwikkeling goed doen, bieden we hiermee ook weer inspiratie tot het geven van nieuwe nalatenschappen. De afwikkeling is aan de ene kant iets zakelijks, een proces met administratieve stappen, maar daarnaast heeft het ook een emotionele kant. Het is ook het afwikkelen van iemands leven, iemand die dierbaren, vrienden en bekenden had en als die er evt. niet meer zijn dan wel buren, een zorgverlener, een (financieel) adviseur of notaris. Als wij tonen dat we als organisatie professioneel met de afwikkeling van nalatenschappen omgaan maar ook de emotionele of persoonlijke kant van de afwikkeling aandacht geven dan biedt dat het nodige respect en de betrouwbaarheid die nalatenschappen verdienen, en kan het anderen inspireren om het voorbeeld van de erflater te volgen. De persoonlijke kant van de afwikkeling hoeft eigenlijk helemaal niet zo ingewikkeld te zijn: een handgeschreven kaartje aan de nabestaande, interesse om te achterhalen waarom de erflater de organisatie in het testament heeft opgenomen, een plek of manier waar de organisatie eerbetoon en waardering toont voor erflaters of een terugkoppeling aan de nabestaanden wat dankzij nalatenschappen voor werk gedaan kon worden. Al deze kleine en grote dingen geven nabestaanden de bevestiging dat een nalatenschap zorgvuldig opgepakt wordt, een erflater gezien en gewaardeerd wordt en een nalatenschap echt verschil maakt voor een organisatie.
Wat voor mogelijke opties zijn er voor de afwikkeling voor organisaties in Nederland? Hierbij een beknopt overzicht van verschillende opties:
Lena Vizy, september 2021
Foto door Akil Mazumder
