Bij goede doelen in Nederland zie je vaak verschillende manieren van de controle op afwikkelende executeurs of eigen afwikkeling. Organisaties die gedeeltelijk of alle werkzaamheden rondom afwikkeling zelf in huis doen en andere organisaties die deze werkzaamheden (grotendeels) uitbesteden. Beide opties hebben voor- en nadelen en het hangt uiteindelijk van de organisatie zelf af welke keuze beter past. Bij het afwegen moet er rekening gehouden worden met aspecten zoals:
-
- Kosten
- Continuïteit
- Juridische kennis
- Zorgvuldigheid van de afwikkeling
- Bewaken van het eigen tone of voice en imago organisatie
Afwikkeling in huis
Vaak zie bij kleine of juist de grote organisaties dat ze de controle op en ook de afwikkeling van nalatenschappen zelf in huis doen. Kleine organisaties ontvangen af en toe een nalatenschap en de afwikkeling vraagt niet structurele aandacht of capaciteit. Hierdoor wordt dit soms door eigen personeel opgepakt, bijvoorbeeld een financiële medewerker of de fondsenwerver zelf. Of dat de beste keuze is moet goed overwogen worden, een fondsenwerver die ook zelf afwikkelt heeft minder tijd voor werving. Een medewerker moet uiteraard ook de juiste vakkennis en (werk)tijd hebben om de continuïteit en zorgvuldigheid van de afwikkeling of de controle op een afwikkelende executeur te waarborgen.
Grote organisaties kunnen vaak juridisch, financieel geschoold personeel in dienst nemen die de afwikkeling helemaal zelf verzorgen. Toezicht houden op het process door eigen personeel is vaak heel waardevol omdat zo alles in eigen beheer blijft en persoonlijk door de organisatie wordt gedaan. De manier waarop wordt afgewikkeld en de toon waarmee met executeurs en nabestaanden wordt gecommuniceerd zijn van groot belang voor het vertrouwen en ook imago van de organisatie en heeft invloed op toekomstige testamentaire begunstigingen. Ook is er het voordeel dat de meest recente juridische knowhow in huis is, wat juist ook bij de werving dan wel stewardship kan helpen, bijvoorbeeld bij gesprekken met potentiële nalaters. Het geeft vertrouwen dat de organisatie alles zelf kan regelen en complexe vragen kunnen direct bij de organisatie neergelegd worden. Dedicated personeel op dit gebied is echter pas rendabel als er elk jaar stabiel, hoge inkomsten uit nalatenschappen gerealiseerd worden. En het blijft moeilijk capaciteit te plannen, voor zowel kleine als grote organisaties, want soms zullen er tijden zijn waar er juist heel veel werk is of juist minder. Organisaties moeten continuïteit kunnen waarborgen, ook bij vakantie of ziekteverlof. Controle op executeurs en afwikkeling van nalatenschappen in eigen huis vraagt capaciteit, specifieke kennis en continuïteit en daarom kiezen veel organisaties om werkzaamheden rondom de afwikkeling uit te besteden.
Controle op de afwikkeling uitbesteden
Hiervoor zijn er in Nederland verschillende opties. De twee voor het meest voor de hand liggende opties zijn Bureau Nalatenschappen (Goede Doelen Nederland) en Centrum Nalatenschappen. In deze variant wordt aan het betreffende bureau een volmacht gegeven en houdt deze controle over de afwikkeling namens de organisatie. Er moet wel een vast contactpersoon vanuit de organisatie zijn die betrokken is en die zich periodiek op de hoogte moeten stellen van de voortgang van de dossiers. Voordeel is wel dat beide organisaties geschoold personeel in huis hebben en daardoor de nodige kennis voor controle op afwikkelingen beschikken. Bij Bureau Nalatenschappen zijn inmiddels 27 grote en kleine goede doelen aangesloten. Het gebeurt vaker dat meerdere goede doelen, die deelnemers zijn, in een en dezelfde nalatenschap benoemd zijn waardoor dit efficiënt door het bureau opgepakt kan worden.
Naast de twee bureaus kan een goed doel kan zich ook door een notaris laten vertegenwoordigen of bijvoorbeeld een professioneel werkende executeur.
Het uitbesteden van deze werkzaamheden is vaak kostenefficiënter in vergelijking met het inzet van eigen personeel. Echter staat het goede doel ook wat verder weg van de controle op de afwikkeling. Het persoonlijke contact met executeur en nabestaanden valt gedeeltelijk weg. Het gaat hierbij meer om de administratieve kant van de controle op de afwikkeling, die niet altijd oog heeft (of kan hebben) voor het persoonlijke contact met nabestaanden. Dit gedeelte moet door de organisatie zelf goed opgepakt worden en gewaarborgd blijven.
